Esta política explica como processamos os dados pessoais na BBDM - Ray Human Capital, empresa que fornece serviços de Recrutamento (Search e Selecção de Profissionais, Mapeamento), assim como projectos de identificação de Talento Jovem, Assessment e Avaliação de profissionais para Selecção e Desenvolvimento, Coaching, Talent Management e outros serviços de Consultoria de Recursos Humanos que poderá consultar na nossa página web: www.raybbdm.pt.

Quem somos

A BBDM - Ray Human Capital é uma empresa líder de Consultoria e Serviços em Capital Humano, Gestão de Projetos de Recrutamento (Search & Seleção, Mapeamento), de Assessment e Desenvolvimento, identificação de Talento Jovem, bem como soluções integradas de gestão estratégica de pessoas.

A BBDM - Ray Human Capital compromete-se a manter os seus dados seguros e geri-los de acordo com as nossas responsabilidades legais, sob as leis de privacidade e proteção de dados aplicáveis onde quer que operemos no mundo, assim como o Regulamento Geral da Proteção de Dados. (Regulamento (EC) 2016/679 (“GDPR”) na União Europeia (“UE”).

Nossos padrões excedem os da Association of Executive Search and Leadership Consultants (AESC), da qual somos membros.

Mantemos esta Política de Privacidade sob revisão regular e periodicamente atualizamos a mesma.

Esta política foi atualizada pela última vez em maio de 2018. Por favor, revisite esta política periodicamente para tomar conhecimento de quaisquer alterações.

A quem se aplica esta política

A BBDM - Ray Human Capital na sua atividade profissional com mais de 25 anos detém uma vasta lista de clientes. Proporcionamos serviços de Recrutamento (Search e Seleção de Profissionais, Mapeamento), assim como projetos de identificação de Talento Jovem, Assessment e Avaliação de profissionais para Seleção e Desenvolvimento, Talent Management e outros serviços de Consultoria de Recursos Humanos. Na nossa web poderá aceder a informações mais detalhadas acerca dos nossos serviços. Esta política aplica-se a si se for nosso candidato para um dos nossos clientes, um profissional que estamos a avaliar como colaborador de um dos nossos clientes, um cliente ou se for uma fonte (que nos faculta nomes de potenciais candidatos) ou uma referenciador de opinião sobre um candidato ou um colaborador de um dos nossos clientes.

Adicionalmente, esta política aplicar-se-á a si se participar num dos nossos eventos ou se estiver registado para receber informações sobre nossos serviços ou qualquer um dos nossos materiais de marketing, como a nossa newsletter.

Para efeitos desta política:

• Candidato(a) (s) significa um indivíduo que é candidato, potencial candidato ou colaborador de um cliente;
• Cliente (s) significa qualquer empresa, firma, organização, órgão governamental ou indivíduo que nos contrata para realizar qualquer um dos nossos serviços;
• Referenciador é uma pessoa que fornece uma referência pessoal ou de trabalho em relação a um candidato e;
• Fonte é uma pessoa que nos fornece informações ou dados sobre um candidato.

Rápido Acesso

Para facilitar o uso da nossa Política de Privacidade, por favor clique nos links abaixo:

• Secção 1 – Recolha de informação
• Secção 2 – Como utilizamos os seus dados pessoais
• Secção 3 – Dados pessoais que recolhemos e processamos
• Secção 4 – O que fazemos
• Secção 5 – Dados sensíveis
• Secção 6 – Acordos locais
• Secção 7 – Os seus direitos de objeção e eliminação de dados pessoais
• Secção 8 – Newsletters e outras comunicações
• Secção 9 – Inquéritos de satisfação
• Secção 10 – Prestar informações a terceiros
• Secção 11 – Terceiras entidades
• Secção 12 – Mantendo a informação segura
• Secção 13 – Informação sobre outros
• Secção 14 – Manutenção dos seus dados
• Secção 15 – Direitos de acesso
• Secção 16 – Sobre os nossos websites
• Secção 17 – Actualização da sua conta e preferências
• Secção 18 – Analytics
• Secção 19 – Cookies
• Secção 20 – Websites de terceiros
• Secção 21 – Procedimento de Reclamações
• Secção 22 – Contacte-nos

Recolha de informação

Os nossos clientes esperam que identifiquemos os melhores profissionais para preencher as funções dentro das suas organizações. Neste âmbito, necessitamos de pesquisar em sistemas, bancos de dados online e outras fontes e obter informações através de diálogo com outros profissionais, entre os quais se incluem, para além dos nossos clientes, referenciadores e fontes que nos apoiam a tomar decisões. Assim mesmo, publicamos anúncios nos meios de comunicação e nas redes sociais.

Pela natureza específica do nosso trabalho, somos obrigados a processar dados pessoais de forma rápida, confidencial e muitas vezes sem referência ao assunto dos dados. Consequentemente, processamos esses dados de acordo com as Leis de Proteção de Dados, usando regularmente o nosso interesse legítimo, quando não é possível ou fazível falar diretamente com o titular dos dados. Além disso, procuramos obter o consentimento nas circunstâncias explicadas mais adiante neste documento de política de privacidade.

Recolhemos informações de candidatos diretamente quando submetem o seu CV no nosso site, por e-mail ou correio. Também recolhemos informações sobre si quando fala com colaboradores da BBDM - Ray Human Capital nos diversos escritórios existentes.

Como utilizamos os seus dados pessoais

Candidato/a

Utilizamos os dados pessoais que recolhemos para diversos fins:

• Processamento de candidaturas, em parceria com os nossos clientes, quando estes nos solicitam a publicação de anúncio para recrutamento de uma posição. Isto significa que, no caso de se candidatar a uma função específica, podemos transmitir os seus dados ao cliente para podermos prosseguir com a sua candidatura. Eventualmente, poderá ser contactado diretamente pelo cliente.
• Pesquisar candidatos relevantes para processos de recrutamento confidenciais onde o nome do nosso cliente não é inicialmente identificado. Isto significa que, se o seu perfil for adequado para uma função específica, poderemos transmitir alguns dos seus dados básicos ao cliente. Se o cliente concordar que se ajusta à função, comentaremos em mais detalhe o processo consigo. Pode ser entrevistado para a função por um dos nossos consultores. Se o seu perfil for adequado, pode ser pré-selecionado para entrevista pelo nosso cliente. Nesta fase, daremos mais detalhes ao cliente e poderá receber diretamente deste mais informações.
• Periodicamente, realizamos mapeamentos ou research em nome dos nossos clientes, para lhes permitir conhecer e entender um mercado específico. Aqui podemos incluir certos aspetos dos seus dados pessoais. Não será contatado por terceiros a menos que tenhamos o seu consentimento prévio.
• Para a execução de um contrato individual com um profissional que solicita um processo de assessment ou coaching para sua avaliação.
• Para fins de controlo da igualdade de género, para entender a diversidade da pool de candidatos, mas somente se for admissível e de acordo com a lei aplicável. (Esta informação é anónima e agregada).
• Melhoria dos serviços que oferecemos. Por exemplo, pode ser solicitado o preenchimento on-line de um questionário de satisfação.
• Para fins de marketing, enviaremos informações sobre os nossos serviços, estudos, newsletters, eventos entre outros. Por favor, note que pode optar por não receber estes materiais de marketing a qualquer momento, basta fazê-lo por escrito.

Apenas utilizaremos as suas informações de acordo com esta Política ou quando formos solicitados ou autorizados por lei a divulgar estas a outras pessoas, ou obtermos a sua permissão para fazê-lo. Por favor, esteja ciente de que não somos responsáveis pelas atividades de processamento de dados de terceiros, tais como os nossos clientes.

Cliente

Utilizaremos os dados do cliente para realizar os nossos serviços, assim como para outros objetivos comerciais legítimos, como ações de marketing.

Fonte e Referenciador

Utilizaremos referências e fontes de dados para executar os nossos serviços, especialmente para nos permitir obter as suas opiniões sobre um candidato.

Também podemos utilizar esta informação para comercializar os nossos serviços junto de si como um potencial cliente. Também podemos convidá-lo a tornar-se um candidato em projetos futuros.

Dados pessoais que recolhemos e processamos

Em todos os casos, recolhemos e processamos dados pessoais sobre si, incluindo o seu nome, morada, número de telefone e endereço de e-mail.

Candidato/a

Se apresentar uma candidatura, ou se o consultarmos sobre uma função, pode-lhe ser solicitado o envio de dados pessoais adicionais. Por exemplo, data de nascimento, histórico de educação, percurso profissional e currículo vitae (CV). O seu CV ou currículo vitae podem conter histórico sobre o seu percurso a nível de emprego, educação, qualificações profissionais, associações a que pertence, artigos realizados, citações e referências, entre outros.

Com base no seu consentimento explícito, também iremos processar quaisquer provas psicométricas e/ou psicológicas de competências que sejam relevantes, ou resultados de tais avaliações ou testes.

Ocasionalmente, podemos solicitar informações sobre características protegidas, como a sua raça ou estado civil. Fazemos isto para fins de controlo para a igualdade de oportunidades e, ocasionalmente, on-line, mas somente se isso for admissível e de acordo com a lei local. Esta informação é sempre anónima e agregada e não será revelada a terceiros sem o seu consentimento específico.

Também podemos recolher dados pessoais de terceiros e de outras fontes públicas.

Cliente

Além das informações básicas obtidas pelo contato, também iremos recolher informações sobre a sua função e outros dados que nos forem fornecidas pela sua organização.

Fonte e Referenciador

Além dos seus dados de contacto, também obteremos informações sobre as suas credenciais como fonte, detalhes sobre a sua relação / conhecimento de um candidato e a sua opinião sobre esse indivíduo. Podemos obter estas informações diretamente de si ou de dados disponíveis publicamente.

O que fazemos

Para determinadas funções, podemos publicar um anúncio ao qual poderá responder, seja eletronicamente ou via e-mail. Para outras funções, pode receber uma chamada dos nossos researchers ou consultores para apresentar os detalhes da função. Durante o nosso contacto informaremos verbalmente que processaremos os seus dados pessoais ou enviaremos um aviso de privacidade de dados. Ambos irão direcioná-lo para esta Política de Privacidade.

Para além de selecionar/pesquisar candidatos para as funções solicitadas pelos nossos clientes, também processamos dados pessoais quando realizamos market intelligence para mapear determinados setores de negócios ou funções para ajudar os nossos clientes a entender o talento disponível no mercado.

Dados Sensíveis

Pontualmente, iremos solicitar o seu consentimento para processar os seus dados pessoais para determinados fins específicos. Iremos sempre fazê-lo antes de processar quaisquer dados pessoais sensíveis: origem racial ou étnica, opiniões políticas, convicções religiosas ou filosóficas, associação a sindicatos, dados sobre saúde ou vida sexual e orientação sexual, dados genéticos e/ou biométricos. Recomendamos-lhe a não fornecer dados pessoais confidenciais, a menos que seja especificamente solicitado, e tenhamos o seu consentimento.

Acordos Locais

Em certos países, não recolhemos os seus dados pessoais a menos que tenha dado o seu consentimento através da nossa página web ou outras vias eletrónicas, ou por outros meios semelhantes exigidos pelas leis locais de privacidade e proteção de dados.

Também prestamos serviços aos nossos clientes que envolvem avaliação e coaching dos seus colaboradores em diversos países onde também temos escritórios. Neste caso e dependendo da especificidade do processo, os seus dados pessoais serão processados para atender os interesses legítimos do nosso cliente ou atuaremos em seu nome, de acordo com as instruções recebidas. Se os nossos serviços incluírem provas psicométricas ou testes psicológicos, e não estivermos a agir em nome da sua entidade patronal, obteremos o seu consentimento específico.

Ocasionalmente prestamos os nossos serviços a nível individual (diagnóstico e coaching). Os seus dados pessoais, serão processados de acordo com a execução do contrato. Se os nossos serviços incluírem provas psicométricas ou testes psicológicos, obteremos o seu consentimento prévio.

Os seus Direitos de objeção e eliminação de dados pessoais

Não é obrigado a fornecer-nos os seus dados pessoais. No entanto, caso não o faça, não poderemos considerá-lo legível para nenhum dos nossos serviços.

Lembre-se que pode retirar a qualquer momento o consentimento anteriormente dado. Além disso, tem o direito de nos pedir para parar de processar quaisquer dados pessoais seus e para que estes sejam eliminados.

Nestas circunstâncias, reservamos o direito de manter dados pessoais básicos, como o seu nome e endereço, para garantir que os seus dados pessoais não serão processados por nós no futuro.

Com base na informação que recolhemos, garantimos que não serão tomadas decisões automatizadas, por como por exemplo avaliação de perfis de candidatos.

Newsletters e outras comunicações

Se pretender receber uma das nossas newsletters, iremos solicitar que nos indique o seu nome, endereço de e-mail, função, nome da empresa e país de residência.

Quando nos der a indicação de que gostaria de receber as nossas newsletters, poderemos enviar alertas e boletins por e-mail sobre os nossos serviços e quaisquer posições que lhe possam interessar.

Poderá cancelar as nossas mensagens carregando no botão “cancelamento de inscrição” incluídas nas nossas comunicações. Além disso, poderá alterar as suas preferências e deixar de receber o nosso marketing direto através das configurações da sua conta de e-mail.

Ocasionalmente, poderemos entrar em contato consigo para envio de atualizações sobre os nossos serviços, termos de negócio ou simplesmente para garantir que os dados que mantemos sejam relevantes e estejam atualizados.

Inquérito de satisfação

Se participar num inquérito de satisfação de utilizador, poderemos solicitar que nos forneça dados pessoais, incluindo o seu nome, endereço de e-mail e os seus pontos de vista e opiniões.

Prestar informações a terceiros

Para ajudar-nos a gerir os nossos serviços de recrutamento, seleção, search e outros serviços de Recursos Humanos, em determinados países, trabalhamos em estreita colaboração com os nossos parceiros com os quais precisamos compartilhar dados pessoais. Esses partners incluem:

• Partners Internacionais com os quais assinamos um Contrato de Transferência de Dados para este fim. Isto permite-nos transferir dados pessoais dentro da nossa organização.
• Os nossos clientes, para os quais fornecemos serviços de recrutamento, search e seleção e outros serviços de Recursos Humanos.
• Os nossos clientes, para os quais fornecemos serviços de avaliação e coaching para os seus colaboradores em determinados países.
• Potenciais clientes, onde podemos precisar demonstrar conhecimento de um mercado específico e dos indivíduos que trabalham nele.

Partilharemos as informações apenas e conforme previsto na Política de Privacidade e, quando apropriado, limitaremos a divulgação às informações de forma agregada, para evitar ou limitar a sua identificação.

Ao partilhar informação a terceiros, não será contactado por eles, a menos que tenhamos obtido previamente o seu consentimento.

Terceiras Entidades

Também podemos fornecer informações a terceiros, nomeadamente fornecedores de serviços que processam informações em nosso nome. Isto é para ajudar a executar algumas das nossas operações internas de negócio, incluindo distribuição de e-mail, serviços de IT e atendimento ao cliente. Conforme acordos estabelecidos com os nossos fornecedores, estes são obrigados a processar tais dados com segurança e somente de acordo com nossas instruções.

As suas informações também podem ser compartilhadas com organizações localizadas noutras partes do mundo. Como as suas leis de privacidade podem não corresponder aos padrões do seu país de origem, só faremos uma transferência de informação se houver níveis de proteção adequados para proteger qualquer informação gerida naquele país ou se o fornecedor de serviços local estiver em conformidade com as leis de privacidade aplicáveis.

Quando exigido por lei, tomaremos medidas para garantir que os dados pessoais tratados noutros países tenham pelo menos o mesmo nível de proteção que no seu país de origem.

Por vezes, pode ser necessário a divulgação da informação dos seus dados pessoais a entidades legais, agências ou terceiros, sob uma exigência legal ou ordem judicial. Agiremos com responsabilidade e levaremos em conta, quando possível, os seus interesses ao responder a essas solicitações.

Se estiver preocupado com estas providências para divulgar ou partilhar os seus dados pessoais com terceiros, entre em contacto connosco e peça-nos para não processar os seus dados pessoais.

Mantendo as informações seguras

Adotamos todas as medidas necessárias para proteger os seus dados pessoais, de perda, uso indevido, acesso não autorizado, modificação ou divulgação. No entanto, nenhum sistema pode ser 100% seguro e, portanto, não podemos ser responsabilizados por acesso não autorizado ou não intencional que esteja além do nosso controle aceitável.

Informações sobre outros

Se nos fornecer informações sobre outras pessoas, como detalhes, referências ou um contacto pessoal, deve assegurar que eles concordaram. Aconselhamos que mantenha um registo da sua aceitação e dar uma cópia ou link desta Política de Privacidade.

Manutenção dos seus dados

Mantemos os seus dados pessoais pelo tempo necessário para fornecer os nossos serviços e de acordo com os requisitos legais, fiscais e contabilísticos. Quando os seus dados pessoais não forem mais necessários, garantimos que estes são eliminados de forma segura. Sempre que exigido por lei, iremos notificá-lo quando isso acontecer.

Direitos de Acesso

Em algumas jurisdições, pode ter o direito de solicitar cópias dos seus dados pessoais mantidos por nós. Se achar que algum desses dados é impreciso, também poderá pedir-nos para corrigi-los. Também tem o direito, em determinadas circunstâncias, de exigir que paremos de processar os seus dados pessoais. Além disso, tem o direito de pedir-nos para transferir os seus dados pessoais para alguém que nos indicar para os seus próprios fins.

Para entrar em contacto connosco sobre este tema, por favor envie um email ou escreva-nos para o endereço abaixo neste documento. Note que podemos solicitar prova de identidade. Responderemos às suas solicitações dentro do prazo dos termos que se aplica no país em questão.

Em certas circunstâncias, nos países em que é exigido ou permitido por lei, não poderemos fornecer-lhe acesso a alguns dos seus dados pessoais. Sempre que possível, iremos notificá-lo das razões.

Sobre os nossos Websites

Esta Política de Privacidade também se aplica à nossa página web, onde processamos dados pessoais.

O objetivo principal da nossa web é fornecer informações sobre os serviços fornecidos pela BBDM - Ray Human Capital. Poderá ainda visualizar as oportunidades em aberto e candidatar-se a elas.

Poderá configurar uma conta de utilizador. Para realizar o seu registo, será solicitado um nome de utilizador e uma password para poder obter um acesso seguro à sua conta. O microsite da BBDM - Ray Human Capital obedece a todos os aspetos desta Política de Privacidade.

Os dados pessoais que recolhemos no nosso website são utilizados para finalidades adicionais, como personalizar a aparência do nosso website de acordo com as preferências pessoais inferidas de como utilizou o nosso site. (Consulte as secções “Analytics” e “Cookies” para mais informações.)

Podemos divulgar ou partilhar os seus dados pessoais com terceiros, conforme descrito acima, para gerir o nosso website e poder fornecer os nossos serviços de recrutamento, search, seleção e avaliação. Se estiver preocupado com estas questões, não deverá usar o website e entre em contacto connosco para nos solicitar que não processemos seus dados pessoais.

Finalmente, podemos também utilizar os seus dados para ajudar os nossos clientes a entenderem quem está a utilizar o nosso website e como as funções publicadas estão a ser visualizadas.

Actualização da sua conta e preferências

Analytics

Na nossa página web usamos ferramentas de analytics e cookies para ajudar a prestar os nossos serviços on-line, a identificar problemas, a melhorar os nossos serviços, fornecer conteúdos à medida das preferências dos utilizadores e monitorizar o tráfego e utilização do site.

Estas ferramentas podem ser fornecidas por prestadores de serviços externos e podem incluir a recolha e monitorização de determinados dados e informações sobre características e atividades dos visitantes do nosso website. Poderemos divulgar dados, incluindo dados pessoais, a certos prestadores de serviços para obter tais serviços.

Um dos prestadores é a Google Analytics. Poderá encontrar mais informações sobre as formas em como eles recolhem ou processam os seus dados pessoais em www.google.com/policies/privacy/partners

Pode excluir Google Analytics em tools.google.com/dlpage/gaoptout

Cookies

Cookies são pequenos ficheiros de arquivo que são transferidos para o seu computador quando navega na web. Eles recolhem informações sobre a maneira como navega e usa este website numa Web mais ampla. Estas informações podem permitir-nos identificar ou obter a sua localização aproximada. Os cookies também nos ajudam a fornecer uma experiência mais pessoal, com uma versão do idioma local do website. As informações que obtemos através dos cookies também nos permitem fazer melhorias nos nossos serviços.

Apenas processamos cookies da “sessão”, que geralmente não são armazenados após o término da sua sessão de navegação. Estes são usados para estabelecer a sua localização aproximada e apresentar o website num idioma apropriado.

Poderá apagar ou bloquear os cookies, ou apenas certo tipo de cookies, através dos settings do seu navegador (web browser), o que poderá afetar a funcionalidade do website.

Websites de terceiros

Esta Política aplica-se apenas a este website. Se aceder ao nosso website a partir de outros websites, ou aceder a outros através do nosso website, deve ler separadamente as suas políticas de privacidade.

Procedimento de Reclamações

Se tiver alguma reclamação da forma como com seus dados pessoais foram geridos, entre em contacto connosco usando os detalhes abaixo e averiguaremos o que levou à sua reclamação. Por favor, use os mesmos detalhes de contacto para requerer o cancelamento do processamento dos seus dados pessoais.

Contacte-nos

Se tiver alguma questão acerca da nossa Política de Privacidade, ou pretender exercer os seus direitos relativamente aos seus dados pessoais, por favor contacte-nos através do email rgpd@raybbdm.pt

This policy explains how we process personal data at BBDM - Ray Human Capital, a company that provides Recruitment services (Search and Selection of Professionals, Mapping), as well as projects for identifying Young Talent, Assessment and evaluation of professionals for Selection and Development, Coaching, Talent Management and other Human Resources Consulting services, which you can consult on our website: www.raybbdm.pt.

Who we are

BBDM - Ray Human Capital is a leading Human Capital Consulting and Services company, providing Recruitment Project Management (Search & Selection, Mapping), Assessment and Development, Young Talent identification, as well as integrated solutions for the strategic management of people.

BBDM - Ray Human Capital is committed to keeping your data secure and managing it in accordance with our legal responsibilities under the applicable privacy and data protection laws wherever we operate in the world, as well as the General Data Protection Regulation (Regulation (EC) 2016/679 (“GDPR”)) in the European Union (“EU”).

Our standards exceed those of the Association of Executive Search and Leadership Consultants (AESC), of which we are members.

We keep this Privacy Policy under regular review and periodically update it.

This policy was last updated in May 2018. Please revisit this policy periodically to become aware of any changes.

To whom this policy applies

In its professional activity for more than 25 years, BBDM - Ray Human Capital has built a broad list of clients. We provide Recruitment services (Search and Selection of Professionals, Mapping), as well as projects for identifying Young Talent, Assessment and evaluation of professionals for Selection and Development, Talent Management and other Human Resources Consulting services. On our website you can access more detailed information about our services. This policy applies to you if you are our candidate for one of our clients, a professional we are assessing as an employee of one of our clients, a client, or if you are a source (who provides us with names of potential candidates) or a referee providing an opinion about a candidate or an employee of one of our clients.

Additionally, this policy will apply to you if you participate in one of our events or if you are registered to receive information about our services or any of our marketing materials, such as our newsletter.

For the purposes of this policy:

• Candidate(s) means an individual who is a candidate, potential candidate or an employee of a client;
• Client(s) means any company, firm, organisation, governmental body or individual that hires us to perform any of our services;
• Referee is a person who provides a personal or work reference in relation to a candidate; and
• Source is a person who provides us with information or data about a candidate.

Quick Access

To make it easier to use our Privacy Policy, please click the links below:

• Section 1 – Collection of information
• Section 2 – How we use your personal data
• Section 3 – Personal data we collect and process
• Section 4 – What we do
• Section 5 – Sensitive data
• Section 6 – Local agreements
• Section 7 – Your rights to object and request deletion of personal data
• Section 8 – Newsletters and other communications
• Section 9 – Satisfaction surveys
• Section 10 – Providing information to third parties
• Section 11 – Third-party entities
• Section 12 – Keeping information secure
• Section 13 – Information about others
• Section 14 – Maintaining your data
• Section 15 – Rights of access
• Section 16 – About our websites
• Section 17 – Updating your account and preferences
• Section 18 – Analytics
• Section 19 – Cookies
• Section 20 – Third-party websites
• Section 21 – Complaints procedure
• Section 22 – Contact us

Section 1 – Collection of information

Our clients expect us to identify the best professionals to fill roles within their organisations. In this context, we need to search in systems, online databases and other sources and obtain information through dialogue with other professionals, including, in addition to our clients, referees and sources who help us make decisions. We also publish job advertisements in the media and on social networks.

Due to the specific nature of our work, we are required to process personal data quickly, confidentially and often without reference to the data subject. Consequently, we process such data in accordance with Data Protection Laws, regularly relying on our legitimate interest when it is not possible or feasible to speak directly with the data subject. In addition, we seek to obtain consent in the circumstances explained further in this Privacy Policy document.

We collect information from candidates directly when they submit their CV on our website, by email or by post. We also collect information about you when you speak with BBDM - Ray Human Capital employees at our various offices.

Section 2 – How we use your personal data

Candidate

We use the personal data we collect for various purposes:

• Processing applications, in partnership with our clients, when they ask us to publish a recruitment advertisement for a position. This means that, if you apply for a specific role, we may provide your data to the client in order to progress your application. You may eventually be contacted directly by the client.
• Searching for relevant candidates for confidential recruitment processes where the name of our client is not initially identified. This means that, if your profile is suitable for a specific role, we may provide some of your basic data to the client. If the client agrees that you fit the role, we will discuss the process with you in more detail. You may be interviewed for the role by one of our consultants. If your profile is suitable, you may be shortlisted for interview by our client. At this stage, we will provide more details to the client and you may receive more information directly from them.
• Periodically, we carry out mapping or research on behalf of our clients, to enable them to know and understand a specific market. Here we may include certain aspects of your personal data. You will not be contacted by third parties unless we have your prior consent.
• For the performance of an individual contract with a professional who requests an assessment or coaching process for their evaluation.
• For gender equality monitoring purposes, to understand the diversity of the candidate pool, but only if admissible and in accordance with applicable law. (This information is anonymous and aggregated).
• Improving the services we offer. For example, you may be asked to complete an online satisfaction questionnaire.
• For marketing purposes, we will send information about our services, studies, newsletters, events and other materials. Please note that you can opt out of receiving these marketing materials at any time, by doing so in writing.

We will only use your information in accordance with this Privacy Policy or when we are required or permitted by law to disclose it to others, or when we obtain your permission to do so. Please be aware that we are not responsible for the data processing activities of third parties, such as our clients.

Client

We will use the client’s data to perform our services, as well as for other legitimate business purposes, such as marketing activities.

Source and Referee

We will use references and data sources to perform our services, especially to enable us to obtain their opinions about a candidate.

We may also use this information to market our services to you as a potential client. We may also invite you to become a candidate in future projects.

Section 3 – Personal data we collect and process

In all cases, we collect and process personal data about you, including your name, address, telephone number and email address.

Candidate

If you submit an application, or if we approach you about a role, you may be asked to provide additional personal data. For example, date of birth, education history, professional background and curriculum vitae (CV). Your CV may contain information about your employment history, education, professional qualifications, memberships, authored articles, citations and references, among others.

Based on your explicit consent, we will also process any psychometric and/or psychological competency assessments that are relevant, or the results of such assessments or tests.

Occasionally, we may request information about protected characteristics, such as your race or marital status. We do this for equality of opportunity monitoring purposes and, occasionally, online, but only if admissible and in accordance with local law. This information is always anonymous and aggregated and will not be disclosed to third parties without your specific consent.

We may also collect personal data from third parties and other public sources.

Client

In addition to basic contact information, we will also collect information about your role and other data provided to us by your organisation.

Source and Referee

In addition to your contact details, we will also obtain information about your credentials as a source, details about your relationship/knowledge of a candidate and your opinion about that individual. We may obtain this information directly from you or from publicly available data.

Section 4 – What we do

For certain roles, we may publish an advertisement to which you may respond, either electronically or by email. For other roles, you may receive a call from our researchers or consultants to present the details of the role. During our contact we will inform you verbally that we will process your personal data or we will send you a data privacy notice. Both will direct you to this Privacy Policy.

In addition to selecting/searching candidates for the roles requested by our clients, we also process personal data when we perform market intelligence to map certain business sectors or roles to help our clients understand the talent available in the market.

Section 5 – Sensitive data

From time to time, we will request your consent to process your personal data for specific purposes. We will always do so before processing any sensitive personal data: racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, data concerning health or sex life and sexual orientation, genetic and/or biometric data. We recommend that you do not provide sensitive personal data unless specifically requested and we have your consent.

Section 6 – Local agreements

In certain countries, we do not collect your personal data unless you have provided your consent through our website or other electronic means, or through other similar means required by local privacy and data protection laws.

We also provide services to our clients that involve assessment and coaching of their employees in several countries where we also have offices. In this case, and depending on the specific nature of the process, your personal data will be processed to meet our client’s legitimate interests, or we will act on their behalf, in accordance with the instructions received. If our services include psychometric assessments or psychological tests, and we are not acting on behalf of your employer, we will obtain your specific consent.

Occasionally we provide our services at an individual level (diagnosis and coaching). Your personal data will be processed in accordance with contract performance. If our services include psychometric assessments or psychological tests, we will obtain your prior consent.

Section 7 – Your rights to object and request deletion of personal data

You are not obliged to provide us with your personal data. However, if you do not, we will not be able to consider you eligible for any of our services.

Remember that you may withdraw any consent you have previously given at any time. In addition, you have the right to ask us to stop processing any of your personal data and for it to be deleted.

In such circumstances, we reserve the right to retain basic personal data, such as your name and address, to ensure that your personal data will not be processed by us in the future.

Based on the information we collect, we ensure that no automated decisions will be taken, such as automated evaluation of candidate profiles.

Section 8 – Newsletters and other communications

If you wish to receive one of our newsletters, we will ask you to provide your name, email address, role, company name and country of residence.

When you indicate that you would like to receive our newsletters, we may send alerts and email bulletins about our services and any positions that may interest you.

You may unsubscribe from our messages by clicking the “unsubscribe” button included in our communications. In addition, you can change your preferences and stop receiving our direct marketing through your email account settings.

Occasionally, we may contact you to provide updates about our services, business terms, or simply to ensure that the data we hold remains relevant and up to date.

Section 9 – Satisfaction survey

If you participate in a user satisfaction survey, we may ask you to provide personal data, including your name, email address and your views and opinions.

Section 10 – Providing information to third parties

To help us manage our recruitment, selection, search and other Human Resources services, in certain countries we work closely with partners with whom we need to share personal data. These partners include:

• International partners with whom we have signed a Data Transfer Agreement for this purpose. This allows us to transfer personal data within our organisation.
• Our clients, for whom we provide recruitment, search and selection services and other Human Resources services.
• Our clients, for whom we provide assessment and coaching services for their employees in certain countries.
• Potential clients, where we may need to demonstrate knowledge of a specific market and the individuals who work in it.

We will share information only as set out in this Privacy Policy and, where appropriate, we will limit disclosure to aggregated information to avoid or limit your identification.

When sharing information with third parties, you will not be contacted by them unless we have previously obtained your consent.

Section 11 – Third-party entities

We may also provide information to third parties, namely service providers who process information on our behalf. This helps us run some of our internal business operations, including email distribution, IT services and customer support. Under the agreements established with our suppliers, they are required to process such data securely and only in accordance with our instructions.

Your information may also be shared with organisations located in other parts of the world. As their privacy laws may not match the standards of your home country, we will only transfer information if there are adequate levels of protection to safeguard any information managed in that country, or if the local service provider complies with applicable privacy laws.

Where required by law, we will take steps to ensure that personal data processed in other countries has at least the same level of protection as in your home country.

At times, it may be necessary to disclose your personal data to legal entities, agencies or third parties under a legal requirement or court order. We will act responsibly and, where possible, take your interests into account when responding to such requests.

If you are concerned about these arrangements for disclosure or sharing of your personal data with third parties, please contact us and ask us not to process your personal data.

Section 12 – Keeping information secure

We adopt all necessary measures to protect your personal data from loss, misuse, unauthorised access, modification or disclosure. However, no system can be 100% secure and therefore we cannot be held responsible for unauthorised or unintended access that is beyond our reasonable control.

Section 13 – Information about others

If you provide us with information about other people, such as reference details or a personal contact, you must ensure that they have agreed. We advise you to keep a record of their acceptance and provide them with a copy or link to this Privacy Policy.

Section 14 – Maintaining your data

We keep your personal data for as long as necessary to provide our services and in accordance with legal, tax and accounting requirements. When your personal data is no longer needed, we ensure that it is securely deleted. Where required by law, we will notify you when this happens.

Section 15 – Rights of access

In some jurisdictions, you may have the right to request copies of your personal data held by us. If you believe that any of this data is inaccurate, you may also ask us to correct it. You also have the right, in certain circumstances, to require us to stop processing your personal data. In addition, you have the right to ask us to transfer your personal data to someone you indicate for their own purposes.

To contact us about this matter, please send an email or write to us at the address below in this document. Please note that we may request proof of identity. We will respond to your requests within the applicable statutory time limits in the country concerned.

In certain circumstances, in countries where required or permitted by law, we may not be able to provide you with access to some of your personal data. Wherever possible, we will notify you of the reasons.

Section 16 – About our websites

This Privacy Policy also applies to our website, where we process personal data.

The main purpose of our website is to provide information about the services provided by BBDM - Ray Human Capital. You may also view open opportunities and apply for them.

You may set up a user account. To register, you will be asked for a username and password in order to obtain secure access to your account. The BBDM - Ray Human Capital microsite complies with all aspects of this Privacy Policy.

The personal data we collect on our website is used for additional purposes, such as personalising the appearance of our website according to personal preferences inferred from how you used our site. (See the “Analytics” and “Cookies” sections for more information.)

We may disclose or share your personal data with third parties, as described above, to manage our website and to provide our recruitment, search, selection and assessment services. If you are concerned about these matters, you should not use the website and you should contact us to request that we do not process your personal data.

Finally, we may also use your data to help our clients understand who is using our website and how published roles are being viewed.

Section 17 – Updating your account and preferences

Section 18 – Analytics

On our website we use analytics tools and cookies to help deliver our online services, identify issues, improve our services, provide content tailored to users’ preferences and monitor site traffic and usage.

These tools may be provided by third-party service providers and may include the collection and monitoring of certain data and information about the characteristics and activities of visitors to our website. We may disclose data, including personal data, to certain service providers in order to obtain such services.

One such provider is Google Analytics. You can find more information about how they collect or process your personal data at www.google.com/policies/privacy/partners

You can opt out of Google Analytics at tools.google.com/dlpage/gaoptout

Section 19 – Cookies

Cookies are small data files that are transferred to your computer when you browse the web. They collect information about the way you browse and use this website within a broader web environment. This information may allow us to identify or obtain your approximate location. Cookies also help us provide a more personal experience, including a local-language version of the website. The information we obtain through cookies also enables us to improve our services.

We only process “session” cookies, which are generally not stored after the end of your browsing session. These are used to establish your approximate location and present the website in an appropriate language.

You may delete or block cookies, or only certain types of cookies, through your browser settings, which may affect the website’s functionality.

Section 20 – Third-party websites

This Policy applies only to this website. If you access our website from other websites, or access other websites through ours, you should read their privacy policies separately.

Section 21 – Complaints procedure

If you have any complaint about how your personal data has been managed, please contact us using the details below and we will investigate what led to your complaint. Please use the same contact details to request the cancellation of the processing of your personal data.

Section 22 – Contact us

If you have any questions about our Privacy Policy, or wish to exercise your rights in relation to your personal data, please contact us by email at rgpd@raybbdm.pt.